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WERKWANDEL 03/2022 Arbeitswelt gestalten Digitalisierung bei HR-Prozessen bringt Vorteile für Unternehmen und Beschäftigte. | Foto: Shutter2U/stock.adobe.com Gut für alle! Digitalisierung von HR-Prozessen Die Einführung der Digitalen Personalakte (DPA) und der Elektronischen Mitarbeiter-Mappe (EMMa) in den deutschen Gesellschaften der Stiegelmeyer-Gruppe mit Stammsitz in Herford »Ein moderner und attraktiver Arbeitgeber zeichnet sich gerade für die jüngere Generation von Beschäftigten auch durch digitale HR-Prozesse und -Tools aus.« So sieht das — wie viele andere HR-Manager auch — die Leiterin Personalmanagement der Stiegelmeyer GmbH und Co. KG, Gabriele Herfort. Ein wichtiger Schritt in diese Richtung war für das Unternehmen die Einführung der digitalen Personalakte und der Elektronischen Mitarbeiter Mappe (EMMa). Diese bringt Vorteile für Beschäftigte und Unternehmen gleichermaßen. Sie sorgt für effizientere Prozessabläufe im Personalmanagement, stellt den Datenschutz für sensible Mitarbeiter-Daten sicher und verbessert den Service für die Beschäftigten. Auch heute ist die digitale Personalakte noch kein durchgängiger Standard in der deutschen Unternehmenswelt. Anfang letzten Jahres nutzten nur rund 35 Prozent der deutschen Unternehmen digitale Personalakten (aktive HR 2021). Dabei führten 76 Prozent der befragten Unternehmen zusätzlich ihre Personalakten in Papierform parallel weiter (HR Performance Spezial 2020). Berücksichtigt man in diesem Zusammenhang ein wesentliches Ergebnis einer Studie der Anwaltskanzlei Beiten Burkhardt, dass 15 Prozent der täglichen Arbeitszeit in Personalabteilungen 46

WERKWANDEL 03/2022 Arbeitswelt gestalten mit der Dokumentensuche verbracht wird, zeigt sich hier ein erhebliches Potenzial zur Verbesserung der HR-Performance. Digitalisierung — warum? Die Entscheidung, die Personaladministration für alle Standorte von Stiegelmeyer in der Zentrale in Herford zu konzentrieren, machte die Beschleunigung von HR-Prozessen dringend erforderlich. Durch die Nutzung digitaler Personalakten sollten insbesondere die Suchzeiten deutlich reduziert und Aktentransporte vermieden werden (siehe »Effekte der Arbeit mit digitalen Personalakten«). Gleichzeitig sollte mit der Einführung der »Elektronischen Mitarbeiter Mappe« ein verbesserter (= schnellerer und sicherer) Zugriff der Mitarbeiter auf benötigte Abrechnungsunterlagen, Bescheinigungen oder Mitteilungen ermöglicht werden. EFFEKTE DER ARBEIT MIT DIGITALEN PERSONALAKTEN Effizientere Prozessabläufe im Personalmanagement Schneller Zugriff auf Personalunterlagen über ein zentrales System, auch von unterschiedlichen Standorten und bei Remote-Work Vermeidung von Dokumententransporten Vermeidung von Mehrfach-Aktenführung Sicherstellung des Zugriffs ausschließlich berechtigter Personen zum Schutz der Mitarbeiter vor unzulässiger Nutzung von Daten, Dokumenten u. a. Unterlagen Vereinheitlichung von Einsichtnahme-Prozessen in MA-Personalakten durch Vorgesetzte Einsparung von Archivraum Die Arbeit mit der digitalen Personalakte Für die Umsetzung des Projekts entschied man sich bei Stiegelmeyer für einen professionellen Systemanbieter: Dieser musste zum einen die benötigte Systemumgebung vom Client bis zum Archiv zur Verfügung stellen (siehe »Die Systemarchitektur für die digitale Personalakte«) und zum anderen die Digitalisierung der Bestandsakten nach allen sicherheits- und datenschutzrelevanten Vorgaben durchführen können. Der Aufbau der Akten mit den entsprechenden Registerkarten konnte vom Unternehmen selbst nach dessen Bedürfnissen gestaltet werden. Web Clients der Stiegelmeyer Standorte Scan Client Stammdatenschnittstelle Server Digitale Akte Systematische und einheitliche Ablagestruktur und Personalaktenführung Personaldatensystem z. B. SAP Datenbank Application Framework Datenübernahme (Entgeltdaten, Steuerdaten etc.) Archiv Die Systemarchitektur für die digitale Personalakte 47