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WERKWANDEL

WERKWANDEL 03/2022 Arbeitswelt gestalten Die Stiegelmeyer-Gruppe ist Deutschlands führender Hersteller von Betten, Möbeln und Komplettlösungen für Krankenhäuser, Pflegeheime und die Pflege zuhause. | Foto: Stiegelmeyer GmbH & Co. KG Alle Daten werden ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung übertragen. Das gilt unter anderem auch für die Übertragung der gescannten Daten vom PC oder Scanner zum Archiv wie auch für den entgegengesetzten Weg. Dabei erfolgt die Personalakten-Archivierung revisionssicher. Insbesondere Dokumente, die im Arbeitsalltag schnell und häufig verfügbar sein müssen, werden in der digitalen Personalakte (DPA) aufbewahrt. Die nachfolgenden Möglichkeiten der Nutzung einer DPA machen deutlich, in welchen Bereichen nun effektiver gearbeitet werden kann: ›› einheitliche und feste Registerstruktur, › › digitale Blätterfunktion und Volltextrecherche innerhalb einer Personalakte, ›› Ablagekörbe mit Weiterleitungsfunktion (innerhalb des Systems), ›› Wiedervorlage für Dokumente (innerhalb des Systems), ›› Lesezeichen und Notizzettel am Dokument und Wiedervorlage, ›› frühes, gleichzeitiges und spätes Archivieren über integrierten Scan-Client, ›› Massenablage via Seriendruck sofort in die digitalen Personalakten der Mitarbeiter, ›› Löschen von Dokumenten nach dem »Vier-Augen-Prinzip«, ›› nach Funktionen festgelegtes Rollenkonzept und Vertretungsregelungen, ›› zeitlich und inhaltlich eingrenzbare Akteneinsicht für Vorgesetzte und ›› kontrollierter, standortunabhängiger Mehrfachzugriff. Der Weg zur digitalen Personalakte Für das Unternehmen und insbesondere auch für den Betriebsrat spielten Datenschutz und -sicherheit eine besondere Rolle, weil es sich hierbei um die Verarbeitung personenbezogener und damit besonders sensibler und schützenswerter Daten handelt. Da auch für die Digitalisierung der Akten der externe Dienstleister in Anspruch genommen wur- 48

WERKWANDEL 03/2022 Arbeitswelt gestalten Ablauf der Digitalisierung Vorbereitung der Akten Ab- und Rücktransport der Akten Scannen der (Bestands-)Akten Scannen im laufenden Betrieb de, mussten folgende Punkte des Ablaufs genau geregelt werden (siehe »Ablauf der Digitalisierung«). Hierzu wurde eine entsprechende Betriebsvereinbarung geschlossen, in der auch die Kontrollrechte der örtlichen Betriebsräte hinsichtlich des ordnungsgemäßen Einsatzes der DPA geregelt sind. Aktenvorbereitung Die Auswahl der zu scannenden Unterlagen erfolgte gemäß dem Aufbau der DPA. Die Aktenvorbereitung (Sortierung) erfolgte durch die HR-Abteilung des Unternehmens. Der Dienstleister übernahm die Vorbereitung für den gesamten Scanprozess (zum Beispiel die Entklammerung und Entheftung der Dokumente etc.). Aktentransport Der Transport der Bestandsakten erfolgte so, dass ausschließlich der Absender beziehungsweise Empfänger der HR-Abteilung des Unternehmens und der Empfänger beziehungsweise Absender im Scan-Service des Dienstleisters Zugang zu den Akten hatten. Der Transport der Akten wurde durch den Dienstleister lückenlos und revisionssicher belegt. Digitalisierung der Akten Die Digitalisierung der Bestandsakten erfolgte durch entsprechend geschulte Mitarbeiter des Dienstleisters. Dieser prüfte auch die Vollzähligkeit der Unterlagen und stichprobenartig deren Lesbarkeit. Im laufenden Betrieb werden das Einscannen von neuen Dokumenten beziehungsweise die laufende Erfassung neuer Dokumente und Unterlagen in die DPA ausschließlich durch die berechtigten Mitarbeiter der HR-Abteilung des Unternehmens durchgeführt. Die elektronische Mitarbeiter Mappe (EMMa) Im Zusammenhang mit der Einführung der DPA stand auch die Frage im Raum, wie man die Bereitstellung von Lohn-/Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen oder anderen vom Arbeitgeber für den Mitarbeiter erstellten Dokumenten und Unterlagen schneller und komfortabler gestalten könnte. In der EMMa erfolgt dies nun in elektronischer Form. Die Beschäftigten können über das Internet folgende Bescheinigungen und Unterlagen abrufen: ›› monatliche Entgeltabrechnungen, ›› Lohnsteuer-Bescheinigungen, › › Sozialversicherungsmeldungen und Inhalt der Elektronischen Mitarbeiter Mappe (Auszug) 49

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