WERKWANDEL
WERKWANDEL 01/2025Wissenschaft direktFoto: © Planetz/stock.adobe.comEinsatzpotenziale Generativer KIim WissensmanagementErkenntnisse aus der PraxisDie rasante Entwicklung der generativen KünstlichenIntelligenz (GenAI) bietet neue Möglichkeiten für dasWissensmanagement. GenAI-Modelle wie ChatGPTkönnen Entscheidungsprozesse beschleunigen, komplexeProblemlösungen unterstützen und wertvolle Erkenntnisseliefern (Hüsch et al. 2023; Savić 2024). DieserArtikel basiert auf Erkenntnissen aus Praxisinterviews,die im Rahmen einer wissenschaftlichen Untersuchungdurchgeführt wurden. Es wird gezeigt, wie GenAI dasWissensmanagement beeinflussen kann, wie Unternehmendamit ihr Wissensmanagement effizientergestalten können und welche Herausforderungen dabeizu bewältigen sind.Warum Wissensmanagement wichtig istWissensmanagement ist für Unternehmen vonenormer Bedeutung. Es ist eine zentrale strategischeAufgabe, die weit über die reine Verwaltungvon Daten hinausgeht. Wissensmanagement verbindetMenschen, Prozesse und Technologien, umWissen gezielt zu schaffen, zu teilen und anzuwenden(Gan and Sundaram 2023). Wissen wirddabei als wesentliche Ressource betrachtet, dienicht nur Wettbewerbsvorteile schafft, sondernauch die langfristige Existenz von Organisationensichert (Wielgórka 2023). Wissensmanagementist nicht nur für gewinnorientierte Unternehmenentscheidend, sondern auch für öffentliche Einrichtungenwie Hochschulen oder Kliniken. Inallen funktionalen Bereichen — von der Forschungund Entwicklung über den Vertrieb bis hin zumPersonalwesen — hilft es, die Effizienz zu steigernund sich erfolgreich auf zukünftige Herausforderungenvorzubereiten (Müller 2022).Mit dem demografischen Wandel und demAusscheiden erfahrener Mitarbeitender wird dersystematische Umgang mit Wissen für Unternehmenzu einer Überlebensfrage. Durch den Verlustvon Mitarbeitenden geht vielen Unternehmenwertvolles Wissen verloren, ohne dass dieses40
WERKWANDEL 01/2025 Wissenschaft direktadäquat ersetzt werden kann. Unternehmen, dieWissensmanagement systematisch betreiben,profitieren auf mehreren Ebenen. Sie könnenvorhandenes Wissen besser nutzen, neues Wissenfördern und Wissen, das in den Köpfen derMitarbeitenden verankert ist, für alle zugänglichmachen (Viterouli et al. 2023).Auch technologische Entwicklungen, insbesondereim Bereich der Künstlichen Intelligenz(KI), lenken den Fokus auf das Thema Wissensmanagement.Hier setzt GenAI an: Sie vereinfachtund beschleunigt Routineaufgaben, verbessertden Zugang zu Informationen und fördert das individuelleLernen.Wie generative KI das WissensmanagementtransformiertEinfacher Zugang zu Wissen: GenAI wie ChatGPTmacht es leichter, Informationen schnell und gezieltzu finden. Mitarbeitende können Fragen innormaler Sprache stellen und erhalten relevanteAntworten, ohne lange suchen zu müssen. Dasist besonders hilfreich bei großen Datenmengen.KI-gestützte Tools erleichtern auch den Zugangzu Wissen, das sonst schwer erreichbar wäre.Ein Beispiel dafür sind unternehmensinterneChatbots, die Richtlinien erklären oder direkt zuden richtigen Formularen führen. Das spart Zeitund macht Wissen für alle verfügbar.Vereinfachung und Beschleunigung von Routinetätigkeiten:Routineaufgaben, die oft als lästigempfunden werden, lassen sich durch GenAIeffizienter gestalten. So bleibt mehr Zeit für kreativeund strategische Aufgaben. GenAI hilft, Arbeitsprozessezu verschlanken und Mitarbeitendezu entlasten.Unterstützung beim Lernen: GenAI kann auchdas Lernen individualisieren. Sie passt Inhaltean den jeweiligen Wissensstand der Nutzer anund gibt direkte Empfehlungen für den nächstenSchritt. Dadurch wird Lernen flexibler und effizienter.Mitarbeitende können ihre Fragen klären,Wissen vertiefen und neue Einblicke gewinnen —ähnlich wie im Dialog mit einem erfahrenen Kollegen.Effiziente Kommunikation und Verwaltung:GenAI verbessert die Kommunikation, etwa durchpräzise Übersetzungen oder die Erstellung klarerund einheitlicher Texte. In Besprechungen kannsie Notizen erstellen oder Inhalte zusammenfassen.Das spart Zeit und minimiert den Verwaltungsaufwand.Herausforderungen und Hürden generativerKI im WissensmanagementUngeachtet der zahlreichen Vorteile stehen Unternehmenbeim Einsatz generativer KI vor einigenHerausforderungen. Eine zentrale technische Hürdeist die Abhängigkeit der KI von der Qualität derzugrunde liegenden Daten. Veraltete, fehlerhafteoder unzureichend gepflegte Daten können die Ergebnisseder KI erheblich beeinträchtigen und derenNutzen mindern. Darüber hinaus sind in vielenOrganisationen Informationen auf verschiedeneSysteme und Abteilungen verteilt. Dies erschwertden Zugriff und behindert den Wissensaustausch.Um das volle Potenzial von KI zu nutzen, müssensolche Wissenssilos aufgebrochen und es musseine einheitliche Wissensbasis geschaffen werden.Die Akzeptanz der Mitarbeitenden ist ebenfallseine wichtige Voraussetzung für den Erfolg.Oft stehen Mitarbeitende der neuen Technologieskeptisch gegenüber oder haben wenig Vertrauenin die Ergebnisse der KI. Ohne gezielte Schulungenund eine transparente Kommunikation wirdes schwer, die Vorteile von GenAI in der Praxisvollständig auszuschöpfen. Zudem stellen ethischeund regulatorische Fragen eine Hürde dar.Datenschutz und die Möglichkeit von Verzerrungenin den Algorithmen müssen geklärt werden,bevor sich GenAI umfassend einsetzen lässt.Unternehmen müssen sicherstellen, dass dieTechnologie verantwortungsvoll genutzt wird unddabei die gesetzlichen Vorgaben einhält.Herausforderungen im Einsatz generativer KI | Quelle: eigene DarstellungDatenqualitätWissenssilosAkzeptanz der MitarbeitendenEthische und regulatorische Bedenken41
